четверг, 13 апреля 2017 г.

Украинские e-learning-проекты. Кейс по автоматизации обновления контента в LMS (2010)

Автор: Марина Литвинова.

Кейс по автоматизации обновления контента в LMS

Знаю, что часто компании сталкиваются с тем, что на учебном портале скапливается большое количество контента (курсов, тестов, презентаций, документов, записей видео) с непонятной степенью актуальности. Что-то разработано 5 лет назад, а что-то 5 месяцев назад. И то, и другое, может оказаться устаревшим. А когда контента много и отвечает за него большое количество людей (внутренние разработчики, провайдеры, куплено кем-то, скачано где-то), то это становится проблемой. Предлагаю вариант, как эту проблему решить, или как ее избежать, если вовремя среагировать.

Ситуация, в которой было реализовано это конкретное автоматизированное решение*:

  • 20-30 тыс. сотрудников-пользователей портала
  • 800 электронных курсов
  • 1000 тестов (под каждый курс "подвязан" минимум 1 тест)
  • 50-100 новых разработанных курсов в год
  • 150-200 внутренних разработчиков курсов (из разных подразделений, городов и, даже, стран, за каждым закреплено разное кол-во курсов)
  • 2 специалиста на СДО (методист и администратор),
  • 2010 год реализации,
  • платформа неважна, так как была основательно доработана, а автоматизация была настроена своими силами.
Некоторые цифры не помню, поэтому ориентировочно указываю.

Автоматизированное решение состояло из нескольких шагов.

Шаг 1. Прописать правила разработки и автоматизации контента.

В документах по организации дист.обучения в компании было прописано,
- как создаются курсы и тесты, как они размещаются в СДО (кто имеет право разработать курс, какое он должен пройти обучение, как подаются курсы на размещение, как проходит рецензирование и методическая оценка, чью ФИО занесут в СДО как ответственного за курс), 
- с какой периодичностью и в каком порядке происходит обновление, 
- каким образом в случае несвоевременного обновления происходит автоматическая блокировка.


Это то, на основании чего можно прописывать всю дальнейшую автоматизацию. Иначе, как можно требовать от кого-то чего-то, если он этого может и не делать. Ну и плюс, прописывая любой процесс, согласовывая его, смотришь со стороны на него и оцениваешь его адекватность и необходимость. Особенно это пригодится на этапе аргументации такой доработки, как автоматизация. И для тех, кто будет давать бюджет на доработку. И для тех, кто будет ее реализовывать за свою ЗП в рамках закрепленного функционала.


Шаг 2. Организовать упорядочение контента и информации о нем на учебном портале

1. Четкая организация курсов и тестов в библиотеке на портале. Каждый курс "привязан" к определенному подразделению, которое за него отвечает. Например, Курсы розничного бизнеса, Курсы корпоративного бизнеса и т.д.

2. Четкое наименование курса и идентичное наименование теста, который нужно сдать после прохождения курса. Так как курсы и тесты находились в различных библиотеках и требовался собственный сценарий актуализации.

3. Четко прописан сотрудник ответственный за каждый курс и тест. По отдельности для курса и теста, так как курсы и тесты находились в различных библиотеках и требовался собственный сценарий актуализации. ФИО сотрудника выбиралось из общей HR- базы учета сотрудников, а не просто вбивалось вручную.


Шаг 3. Прописать правила автоматизации обновления контента и дать задействованным лицам инструменты для воздействия на этот процесс


ТЗ для ИТ-специалистов

Это, конечно, сложно объяснить на пальцах, но так как доступа к интерфейсу у меня нет, и возможно, он уже основательно переделан, то поясняю словами. 

Было решено, что, срок актуализации - 1 год, время на актуализацию 1 месяц, после чего контент автоматически блокируется. Так как курсов и ответственных очень много, а дата размещения/обновления курса на портале, от которой отсчитывается период актуализации у всех разная, то мы настроили автоматическое уведомление авторов о том, что пора обновить свой курс. При этом сотрудники также могли сообщать о неточностях в курсах и до момента наступления срока актуализации и в случае определенного кол-ва этих сигналов, курс автоматически направлялся на обновление раньше срока. Администратор СДО контролировал в своем интерфейсе весь этот процесс. И детально это было прописано в ТЗ для ИТ-службы, которая автоматизировала процессы в СДО, связав их с HR-базой персонала, электронным документооборотом и корпоративной почтой.

Инструменты разработчика (автора, ответственного за курс)

Автоматизацией мы решали две основные проблемы, которые возникают при взаимодействии с разработчиками: 

1) забыл своевременно обновить курс (не проблема, напомним, и еще раз, и снова, и про блокировку тоже и оставим контакты и инструкции, как разблокировать),

2) не могу, не хочу некогда обновить курс (ну нет так нет, но неактуальному контенту нельзя быть в СДО, а следовательно и в обязательных программах обучения, за которыми очень следит рук-ль подразделения, в котором работает этот самый разработчик).

За 1 месяц до наступления срока актуализации на e-mail автору автоматически отправлялось письмо-напоминание с просьбой обновить. За 2 недели отправлялось письмо уже с предупреждением. И за 1 неделю отправлялось письмо о том, что курс будет заблокирован в такой-то срок. Тексты писем были составлены заранее. 

Система автоматически подставляла ФИО автора, название курса и дату актуализации и добавляла информацию об оценке курса пользователями и комментариях, которые они оставили в обратной связи с визуализацией общей оценки. Позднее было добавлено письмо-уведомление непосредственно о блокировке автору и руководителю подразделения, в котором работает автор. Обычно, он самый заинтересованный.

Инструменты сотрудников

Те, кто изучал курсы и тесты, могли так же повлиять на актуализацию. С помощью оценки курсов/тестов, формы обратной связи с критериями и возможностью оставить комментарии.  Комментарии - очень интересное чтиво.

Инструменты администратора СДО

У администратора СДО в его интерфейсе "подсвечивались" красным цветом авторы курсов, которые уволились, не успев передать свое авторство. Позднее мы доработали шаблоны на увольнение и там нужно было "перебросить" закрепленные за собой курсы. Также администратор мог увидеть, кому и когда были отправлены письма, по каким курсам в данный момент не обновлена дата актуализации. И то, какие оценки и комментарии были оставлены по определенному курсу и тесту. Это было очень удобно, когда автор, например, говорил - все ок, обновите дату актуальности, а мы ему - вот же в комментариях написано, что в разделе 3 ошибка, исправьте, пожалуйста. И также мы отслеживали общую статистику по курсам, например, 80% курсов учебного портала обновлены менее, чем год назад.


Сколько бы контента не было размещено в вашей СДО на данный момент, вам всегда будет нужна четкая информация о том, кто отвечает за каждый курс, тест, вебинар. Иначе, спустя время, будет очень сложно оценить актуальность материалов и обновить этот неподъемный пласт контента. И чем больше курсов и их авторов, тем сложнее будет задача точечного ручного управления этим процессом. Вручную управлять любым шаблонным процессом в СДО нецелесообразно. Все, что повторяется, делается по одним и тем же схемам, затрагивает большое количество действующих лиц и элементов и что можно прописать с помощью ТЗ, нужно автоматизировать.




⇒ Это кейс из цикла публикаций о том, как реализовано электронное обучение в различных украинских компаниях. Если вы тоже хотите поделиться опытом и опубликовать свой проект - напишите мне. Для обсуждения кейсов приглашаю в нашу закрытую группу на фейсбук. Материалы беру из открытых источников в сети Интернет, а также из моих релизов по итогам различных открытых мероприятий и из своего собственного опыта. Подобные публикации находятся в блоге под ярлыком "кейс", чтобы вы могли легко их все найти и отследить новые. 

Комментариев нет:

Отправить комментарий